Jeste li se ikada, na kraju dana, osjećali razočarano jer niste uradili sve što ste naumili? Možda ste napravili to-do listu i krenuli sa radom ali na kraju dana ipak niste sve završili. Čak se broj zadataka magično povećao, pa ste ih prebacili za sutra. Nije vam jasno zbog čega se to događa.
Ovakve situacije nam se događaju kada dopustimo da distrakcije ometaju naš rad. Tada se to-do liste pretvore u duge liste zadataka kojima nema kraja. Zbog toga ne uspijevamo odraditi sve. Usprkos tome, dobrom organizacijom vremena moguće je doći do bolje osobne i poslovne produktivnosti.
Ovaj tekst će vam pomoći da saznate tko su najveći suvremeni kradljivci vremena i što vam može pomoći da povećate produktivnost. Nije li to ono što će vidljivo unaprijediti vaš život?
Za početak, znate li tko vam krade vrijeme?
Distrakcije odnosno kradljivci vremena su sve one aktivnosti koje nas odvlače od trenutnih zadataka i tako nas sputavaju u ispunjavanju ciljeva. Da bismo uspješno organizirali svoje vrijeme, važno je znati kada ga gubimo i na što.
Vrijeme gubimo kada nemamo jasno definirane:
-
- ciljeve
- prioritete
- planove
A vrijeme nam kradu:
-
- loše radne navike
- nepotrebne aktivnosti poput provjeravanja društvenih mreža, telefona, gledanje 10 epizoda zaredom itd.
- nenajavljeni posjetitelji, pozivi i poruke na kojima se dugo zadržimo
- neasertivnost (nemogućnost da kažemo NE)
- nedelegiranje ili sindrom “Pusti, ja ću.”
- kružna razmišljanja o problemima
- ne planiranje odmora
Kada znamo što nam odvlači pažnju, lakše ćemo saznati kako se boriti s tim. Ako smo previše umorni ili dozvoljavamo drugim ljudima da upravljaju našim vremenom, to je znak da bismo trebali postaviti zdrave granice. Distraktori nas uče o našim strahovima, željama i potrebama, no samo ako zaista želimo zaviriti u sebe.
Kako povećati produktivnost?
Često ni ne primijetimo koliko vremena trošimo na provjeravanje mreža, poruka ili TV-a. To je jedan od glavnih razloga neproduktivnosti.
Cilj produktivnosti je da utrošimo što manje vremena/energije/resursa za što bolji proizvod/rezultat. Da bismo se približili cilju, treba da pronađemo način kako vrijeme i energiju raspodijeliti tako da imamo najviše koristi.
Najvažnija vještina koja nam je potrebna je pametno upravljanje vremenom (eng. time management) tj. dobra organizacija vremena pošto vremenom upravljati ne možemo (ono i dalje ide bez obzira koliko mi planirali). Da bismo uspjeli, nužno je planiranje aktivnosti unaprijed kroz to-do liste i kalendare, ali i eliminiranje distraktora.
Produktivnost ćemo povećati ako smanjimo zvuk na telefonu te ugasimo obavijesti na društvenim mrežama dok radimo. Pomaže nam i ako odredimo vrijeme koje ćemo provoditi na mrežama i kojeg ćemo se pridržavati.
Pored toga, ključno je usmjeravanje pažnje na sadašnje aktivnosti. U onom trenutku kada dozvolimo da nam se pažnja rasipa na različite aktivnosti, produktivnost će početi opadati.
Zašto je multitasking mit?
Neki nalazi pokazuju da je multitasking nemoguć kod čovjeka, odnosno da je samo određene aktivnosti moguće raditi u isto vrijeme – automatizirane radnje, npr. hodanje i razgovaranje.
Ono što zovemo multitaskingom je prebacivanje pažnje sa jedne na drugu aktivnost. Mozak to može ali postoji danak koji plaćamo zbog toga. Velika je vjerojatnost da niti jedan zadatak nećemo ispuniti kvalitetno kako smo mogli da smo se posvetili jednom po jednom zadatku. Ovako dolazi do grešaka, usporavanja, smanjenja kreativnosti, narušavanja odnosa i višeg nivoa stresa i anksioznosti.
“Svaka aktivnost u svoje vrijeme!”
Znam da ćete sada pomisliti: ali gdje bismo stigli tako? Zar nije brže da dok smo na sastanku, pišemo tekstove za mreže i gledamo kurs dok jedemo?
Razmislite, to je kao da igrate tenis sa četiri loptice.
Zašto je bitna organizacija vremena?
Pojedinci koji postižu uspjehe razlikuju se od drugih po vještini dobre organizacije vremena. Upravljanje vremenom omogućava da kontroliramo distraktore i obavimo ono što želimo i “moramo”, a onda uživamo u drugim aktivnostima uz manje stresa.
Da bismo uspješno isplanirali vrijeme, najprije treba da pametno definiramo ciljeve i odredimo prioritete.
Jednom kada počnete tako funkcionirati, shvatit ćete da je uz dobru organizaciju ispunjeniji život sa manje stresa i anskioznosti moguć.
Kako vježbati fokus?
Kako bismo uspjeli ispuniti sve što smo isplanirali, važno je vježbati fokus na aktivnosti koje trenutno radimo. U tome pomaže:
- Odmor – najbolje bi bilo raditi aktivnosti koje koriste različite kapacitete od onih korištenih u poslu. Ako radimo na laptopu, koristimo vizualne kapacitete, tako nam odmor ne bi trebalo biti čitanje ili gledanje u telefon nego ležanje ili fizička aktivnost.
- Mindfullness – svakodnevne vježbe pune svjesnosti – potpunog obraćanja pažnje na ono što se događa oko nas i u nama.
- Pomodoro tehnika – veliki zadatak koji imamo pred sobom podijelimo na manje korake.
Najčešće to izgleda tako što 25 min efikasno radimo, pa 5 minuta pauza. Nakon četiri segmenta od po 25/5 minuta pravimo veću pauzu.
Prednosti i nedostaci organizacije
Organizacija vremena ima mnogo prednosti koje nam olakšavaju život i dovode nas do ostvarenja ciljeva, kao što su:
- veća produktivnost,
- više slobodnog vremena,
- smanjenje stresa,
- povećanje životnog zadovoljstva,
- poboljšanje zdravlja.
Nedostaci organizacije:
Onda kada postanemo suviše nefleksibilni pa nam odstupanje od planova postane izvor frustracije, prepoznat ćemo da organizacija nije korisna. Dobro je fleksibilnije pristupiti rasporedu i dopustiti odstupanja i odustajanja od onoga što se pokaže da ne radi u našu korist.
Na kraju, najvažnije je da nađemo sistem u kojem se osjećamo dobro i u kojem najbolje funkcioniramo.
Trebate li pomoć oko organizacije vašeg poslovanja u što spada i vrijeme, javite mi se. Rado ću vam pomoći u kreiranju sistema koji daju rezultate.
Primjenom do promjene.
Vaša Anita
